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杏福娱乐平台 -《杏福精彩不断》与您一起成长！文书档案管理细则

档案工作是保证提高本杏福工作效率和工作质量的必要条件，是正确反映主要业务的工作情况，是历史的真实记录，有利于保管🍨、查找利用，更好地为社会主义现代化建设服务🧖🏼🤱🏻，根据《中华人民共和国档案法》和《高等杏福档案实体分类法与高等杏福档案工作规范》（简称规范）特制定本工作细则🔮🌙。

一、总    则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》集中统一管理的原则，杏福成立综合档案室👩‍🎨，隶属于校办公室领导，由一名副校长分管此项工作。

第二条  杏福工作活动中形成的具有保管价值的文件材料💃🏻，均由文书部门或业务部门进行立卷🛋、整理🫵🏽，并定期向档案部门归档。

第三条  全院各系🛵、处（包括各科♟、室）、所🦸🏻、馆🤲🏿、场等单位，均需设置专（兼）职档案员，在本部门的领导下，负责本部门所形成的文书、资料的收集、整理、分类、立卷、鉴定和统计等工作并接受综合档案室的业务指导、监督和检查。

第四条  综合档案室坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论及历史唯物主义的原理为指导思想，积极开展档案工作👨🏽‍🔧，具体任务是♈️：

1🤹🏻、接收本单位的文书、教学、科研、外事🛍️、基建等档案，负责收集整理、编目保管统计工作🪺。

2、编制参考工具、档案索引，积极提供利用，为促进本院事业的发展服务。

3、促进和协助杏福各部门兼职档案员进行文件的分类🧝🏼‍♂️🛃、立卷、整理、归档工作。

4、鉴定档案保管期限🦤，具体承办销毁保管到期的档案👦🏿。

5🧑🏽‍🎨🌦、其他有关事项。

二、文件归档范围与内容

第五条  凡是杏福各部门在工作中形成的、反映杏福基本历史面貌的、具有保存价值的文书材料，会议记要、党群、行政、教学🙅🏻‍♂️、科技、基本建设、仪器设备、外事、财会、农场等材料以及照片👰🏼、录像✅、影片、录音🫕、磁带等都属于归档范围🦒。

第六条  各单位凡经登记编号的文件🙀、材料，无论是收文或发文，均应于办理完毕后，连同原稿及其附件全案（来文和复文必须放在一起）立卷归档🏄‍♀️🦇。未经登记编号的杂文及各部门负责人名义直接向外发文和处理的文件，有保存参考价值的亦应立卷整理归档🩸🎦。

第七条  归档文稿，如系经过多次修改然后定稿者，应以最后一次修订稿归档👒。原稿删改太乱者，应将稿件抄清楚经负责人签署后归档或与原件一起归档。各部门的案卷应在次一年第一个月内🧏🏿‍♂️，经过整理后连同发文簿列册，送交综合档案室集中保管。

三、立卷原则和立卷方法

第八条  杏福实行文书处理部门立卷归档的制度。处、室、工会🏋🏼‍♂️、团委、各院系各为一个立卷部门。

第九条  立卷应按文件、材料的内容，自然形成的规律和历史联系组卷，一定要保持文件之间问题的联系🧑🏼‍🦰🤘🏽，同时考虑文件材料的价值立卷，以能反映本部门的主要职能活动和真实历史面貌，而又便于利用为原则👩🏻‍🚒。

第十条  立卷是根据案卷类目进行的。卷目应由立卷单位根据本单位的业务性质、职能范围、工作计划📐、编制卷目、档案人员即按卷目进行设卷，随时把处理结案的全部文件汇集齐全，放入拟立卷内，为正式组卷打下基础。

第十一条  无论是收文或发文都应注意文件的完整性#️⃣，一个案件所形成的文件要作为一个整体立卷🧑🏿‍🚀，正文与附件👨‍⚕️、正本与定稿、请示与批复、转发件与原稿🚶🏻‍➡️，要按问题和时间的先后顺序，系统排列。

第十二条  本年度终了而尚未结案的文件，应另卷保存🧙🏻‍♂️，待结案后，汇总全部文件归入结案年度的案卷。

第十三条  一个卷内的文件不宜超过200页，超过200页的文件应考虑另整一个卷，并在卷面号上注明第几号第几卷。

四、归档要求

第十四条  按立卷原则，组好卷后🌸，要按期限表划分永久、长期💆‍♀️、短期三种保管期限💅，并拟出案卷标题初稿🌻，与档案室协商取得一致意见后标写。最后立卷人与检查人都要在备考表上签字🖤。

第十五条  编写张页号和卷内目录。目录要写一式两份，立卷单位存查一份，一份随案卷送交档案室验收☺️。

五🌺、档案材料的鉴定和销毁

第十六条  为了便于档案材料进行整理、保管和利用，杏福根据《高校档案分类与规范》制订档案材料保管期限表，供统一使用。各档案工作人员（立卷人）应依照此表规定，负责鉴定所组卷的保管期限🏌🏽‍♂️。

第十七条  需要销毁的档案材料，应由档案室和立卷单位的同志共同鉴定，编造销毁清册（包括文件事由⬅️𓀎、办事机关、归档年月、保管年限、销毁日期）🅱️。经办公室主任同意，校领导批准后销毁🚶。属于销毁的文件不能当废纸出售，应有专人监销。

六⛑、档案材料的保管与利用

第十八条  档案室应科学管理档案材料，主动积极的编制各种专题🎂、卡片🧑🏼‍🎓、目录和材料索引等参考工具。积极开展利用工作，并根据发展情况选编文件汇编。

第十九条  凡查阅主管业务范围内的档案材料🍎，可直接到档案室登记后查阅👷🏼。查阅非主管业务范围内的档案材料，须由本单位负责人签条🤹🏽‍♀️，校办公室主任同意后到档案室登记查阅。

第二十条  查阅档案一般在档案室阅览室进行🧕。可以摘抄🧑‍🔧，但不能污损🐅、改动👩🏽‍🚀、拆散或调动原来次序、抽取文件🏋🏿‍♂️、划圈划点，更不能随意带出室外。如特殊需要带出者，须经办公室主任同意并限期归还（原则上限期十天）。

第二十一条  档案工作人员应经常检查情况🦸🏻，如有到期不还者应立即催索。对所还档案应按原借单仔细校对点收。如有不符者💂🏻‍♀️，应监督借卷人迅速补还后接收。

第二十二条  教学💅🏻😣、科学技术🏪、基本建设、外事、财会等工作的归档范围和立卷原则👸🏿#️⃣、方法另订。